Với bản chất luôn phát triển của hoạt động kinh doanh và sự mở rộng phạm vi hoạt động toàn cầu của các công ty, các công cụ truyền thông của doanh nghiệp cũng cần phải có sự phát triển tương ứng để cho phép họ duy trì được lợi thế cạnh tranh trong thị trường hiện nay.
Những phương thức tương tác với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác của doanh nghiệp hiện nay phức tạp và linh hoạt hơn nhiều. Áp lực cạnh tranh, được kết hợp với khả năng truy cập thông tin trực tuyến dễ dàng, đặc biệt là từ các thiết bị điện thoại thông minh, đã hình thành nên một sự kỳ vọng của doanh nghiệp rằng các hoạt động cộng tác cần phải diễn ra tức thời. Các câu hỏi cần được trả lời sau vài giây thay vì vài phút hoặc vài ngày, khi mà mọi người trên toàn thế giới tương tác với nhau tựa như là họ đang ở trong cùng một căn phòng.
Rõ ràng là các phương thức tương tác của các nhân viên đang thay đổi một cách căn bản. Để nâng cao mức độ thành công, các tổ chức cần phải hợp nhất các cơ sở hạ tầng và các kênh truyền thông truyền thống của họ với một tổ hợp đa dạng hơn các công cụ cộng tác, bao gồm cả mạng xã hội và các môi trường xã hội.
Truyền thông xã hội bao gồm việc kết hợp các công cụ truyền thông truyền thống, như điện thoại và video, với các công cụ mạng và môi trường xã hội mới hơn. Khuynh hướng tích hợp này đang nâng hoạt động cộng tác doanh nghiệp lên một tầm cao mới, và đổi mới cách thức truyền thông của các doanh nghiệp và con người.
Phương tiện truyền thông xã hội giúp cho các nhân viên ở phân tán về mặt địa lý hợp tác làm việc với nhau một cách dễ dàng và đang làm thay đổi một cách hữu hiệu phương thức các doanh nghiệp hoạt động và đáp ứng các nhu cầu của thị trường.
Dưới đây là sáu bước để có thể dễ dàng tích hợp phương tiện truyền thông xã hội vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Xác định những công cụ mạng xã hội đang sử dụng
Mọi người trong tổ chức của bạn có đang sử dụng mạng xã hội Twitter không? Họ có tài khoản Facebook không? Nếu có thì đó hẳn là một tin vui vì doanh nghiệp của bạn đã có bước đi đầu tiên. Chỉ cần nhìn quanh bạn sẽ thấy mọi người đang di chuyển cùng với chiếc máy tính bảng, thực hiện các cuộc gọi bán hàng trên máy điện thoại BlackBerry và gửi những tin nhắn Tweet cho đồng nghiệp và bạn bè.
2. Xác định cách quản lý tốt nhất các phương thức tương tác này
Hãy tự hỏi “Làm thế nào để tôi có thể giúp mọi người hoàn thành công việc một cách tốt hơn và có hiệu quả hơn trên các mạng xã hội của họ?”. Yếu tố then chốt là truyền thông theo thời gian thực. Việc giúp thực hiện tìm kiếm kiến thức chuyên môn dựa trên những con người trong mạng xã hội của bạn cho phép công việc được thực hiện một cách nhanh chóng hơn. Các công cụ phân tích trong mạng xã hội giúp phát hiện ra những con người mà bạn nên kết nối và cộng tác làm việc trong một dự án nhất định căn cứ trên kiến thức của họ về một chủ đề nào đó, dù đó là vấn đề về pháp luật hay vấn đề về giá cả.
Khía cạnh thời gian thực cho phép người sử dụng biết được ai là người đang sẵn sàng (available) ở thời điểm hiện tại. Nó ước tính nhu cầu về chia sẻ thông tin trong một cuộc gọi điện thoại hội nghị và xây dựng lịch trình tổ chức cuộc họp. Điều đó cũng có thể hữu ích trong việc kết nối với một chuyên gia tư vấn bên ngoài. Nếu bạn kết nối với ai đó sử dụng mạng xã hội, bạn có thể mời họ tham gia một cuộc họp và sử dụng một công cụ với các tính năng đồng soạn thảo để cùng làm việc trên một văn bản tài liệu – chẳng hạn như là một hợp đồng. Một điều mà trước đây có thể phải mất nhiều giờ, thậm chí là nhiều ngày thì hiện nay có thể được hoàn thành chỉ trong vòng vài phút.
3. Khả năng tích hợp thông suốt
Các phần mềm về kết nối xã hội cho doanh nghiệp cho phép mọi người có thể chia sẻ cập nhật thông tin và files, cộng tác trên wikis, blogs và các cộng đồng,và kiểm soát dòng chảy của thông tin thông qua các công cụ phân tích.
Khi quyết định xem tổ chức của bạn nên sử dụng những công cụ xã hội nào, hãy nhớ rằng các nhân tố quan trọng nhất chính là tính dễ dàng, đơn giản và khả năng tích hợp. Hãy bảo đảm là bạn chọn lựa các công cụ xã hội có thể hoạt động tương thích được với các hệ thống điện thoại của doanh nghiệp. Nếu bạn có các hệ thống video thì các công cụ xã hội cũng cần phải có khả năng tích hợp với các thiết bị video đó nữa.
Bởi vì lực lượng làm việc di động được dự báo là sẽ đạt tới con số hơn 1,19 tỉ người vào năm 2013 (theo số liệ của công ty nghiên cứu toàn cầu IDC), khả năng hỗ trợ các thiết bị di động là đặc biệt quan trọng. Những hệ điều hành khác nhau hỗ trợ điện thoại thông minh, máy tính bảng và các thiết bị khác hiện nay cần phải được tích hợp với chiến lược truyền thông xã hội của bạn.
4. Ý thức đầy đủ về vấn đề an ninh và bảo mật thông tin
E-mail và nhắn tin tức thời (instant messaging) luôn đi kèm với những rủi ro riêng, như virus, thư rác và các vụ tấn công lừa đảo. Tương tự như vậy, mạng xã hội cũng đi kèm theo những rủi ro riêng về sự rò rỉ thông tin. Chúng ta có thể khuyến khích việc ứng dụng mạng xã hội bằng cách đào tạo mọi người về cách thức sử dụng mạng xã hội một cách phù hợp. Không phải mọi thứ đều có thể được đăng tải một cách rộng rãi, và các nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có ý thức và sự hiểu biết về những gì là có thể và những gì là không thể được chia sẻ trên diễn đàn công cộng. Nhiều sản phẩm cung cấp các cơ chế kiểm soát có thể hỗ trợ việc bảo đảm tuân thủ quy định bằng cách cho phép một số nội dung đăng tải (posts) bị chặn lại. Và hãy bảo đảm rằng bạn lưu lại thông tin để luôn có một bản ghi lịch sử của những gì đã được thông tin trên mạng xã hội.
5. Tập trung vào những lợi ích của mạng xã hội
Nếu muốn đo lường những lợi ích của mạng xã hội doanh nghiệp, hãy xem xét năng suất làm việc và hiệu quả làm việc chung của nhân viên. Nếu ai đó có thể dễ dàng tìm kiếm một người khác thông qua các kết nối xã hội thì họ có xác suất tìm được thông tin cao hơn. Kết quả chung là việc xử lý công việc mất ít thời gian hơn, nhưng những tài liệu quan trọng cũng cần phải được áp đặt thêm các biện pháp kiểm duyệt. Ví dụ, một bản đề xuất, có thể được đưa ra trên mạng xã hội nhưng trước đó bắt buộc phải trải qua sự kiểm duyệt của nhiều người hơn.
6. Hiểu rõ khả năng tiết kiệm chi phí
Khi doanh nghiệp triển khai các hình thức cộng tác, mạng xã hội, có thể có những khoản tiết kiệm chi phí bổ sung từ việc quản lý chi phí truyền thông. Mọi thứ đều được tích lũy: máy điện thoại để bàn có thể không được sử dụng khi một nhân viên không ngồi làm việc tại bàn hay thường xuyên đi công tác; chi phí các cuộc gọi điện thoại quốc tế có thể rất đắt đỏ; và các gói cước dữ liệu trên các thiết bị di động cũng vậy. Việc loại bỏ được những chi phí này tạo ra những khoản tiết kiệm cụ thể và có thể dễ dàng được lượng hóa.
Lý do để vấn đề truyền thông xã hội có ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức luôn luôn mở, luôn luôn được kết nối hiện nay là rất rõ ràng. Những thách thức về truyền thông không chỉ còn là việc kết nối con người trong các phiên đàm thoại một đối một nữa, mà là sử dụng nhiều loại công cụ mạng xã hội và công cụ phân tích khác nhau để xác định cách thức tốt nhất để tiếp cận với một người và bảo đảm khả năng truy cập thông tin nhanh chóng hơn.
Với khả năng truy cập dễ dàng vào các công cụ xã hội mới, có khả năng đơn giản hóa việc kết nối con người, giờ đây, việc thành lập các nhóm làm việc, không phụ thuộc địa điểm-văn phòng của họ ở đâu và ra một quyết định gần như tức thời đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Nhìn chung, những tổ chức đã khai thác được giá trị của phương thức truyền thông xã hội trong quá trình họ phát triển trở thành một doanh nghiệp hoạt động trên mạng xã hội sẽ vượt trội hơn so với đối thủ cạnh tranh.
Theo Phạm Thị Thu Diệp
Giám đốc Bộ phận Phần mềm của IBM Việt Nam
